ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HMPS PGSD
FUNGSI SEKRETARIS
Sekretaris membuat konsep surat HMPS PGSD FKIP UAD, sesuai dengan konsep surat yang ditentukan BEM FKIP UAD dan disepakati oleh KBM FKIP UAD.
Sekretaris sebagai pendamping ketua dalam melaksanakan tugas harian dan bertanggungjawab sebagai penanggungjawab dan koordinator kegiatan dibidang administrasi kesekretariatan dan hubungan organisasi dengan pihak internal dan eksternal organisasi.
Tugas Sekretaris secara umum
- Membuat struktur kepengurusan HMPS PGSD, jadwal piket, serta tata tertib kesekretariatan
- Menjadi notulen dalam setiap rapat
- Mendampingi sekretaris kegiatan
- Mendata dan Menomeri Barang Inventaris
- Merekap surat masuk dan surat keluar
- Membuat dan mengisi matriks kegiatan HMPS PGSD selama 1 periode
- Membuat sertifikat pengurus HMPS 1WIN PGSD
Tugas sekretaris kegiatan
Membuat seluruh surat yang berhubungan dengan acara kegiatan
Membuat proposal kegiatan
Membuat LPJ(laporan pertanggungjawaban) kegiatan
CONTOH SURAT, PROPOSAL, LPJ
TANDA TANGAN
SURAT : ada 2 jenis surat PH dan surat kegiatan
PH : ttd berisi ttd sekretaris, ketua hm, kaprodi
KEGIATAN :
1. ketua panitia, ketua hm, kaprodi digunakan bila surat ditujukan untuk perizinan tempat, peminjaman barang, dan undangan yg bersifat wajib bagi umum (pemateri, peserta keg.)
2. sekretaris, ketua panitia, ketua hm digunakan bila surat ditujukan untuk surat/undangan yang setara (misal undangan ke hmps, undangan ke kaprodi)
TANDA TANGAN
Proposal : ttd harus lengkap mulai dari sekretaris kegiatan, panitia keg, ketua hmps, gubernur fkip, kaprodi pgsd dan wadek fkip.
Lpj juga harus sama dg proposal : sekretaris kegiatan, panitia keg, ketua hmps, gubernur fkip, kaprodi pgsd dan wadek fkip.